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BPO Financeiro - Controle das Finanças Empresariais

Precisa de ajuda para organizar as finanças da sua empresa? Conheça o serviço de BPO Financeiro da Audiconsul Contabilidade de Curitiba.
 
1. Conceito
A sigla BPO significa Business Process Outsourcing, que traduzido é: Terceirização de Processos de Negócios. Ou seja, o BPO Financeiro, nada mais é que a terceirização do processo financeiro de uma determinada empresa.

2. Estrutura para BPO Financeiro
Para o bom funcionamento de um BPO é indispensável seguir 05(cinco) processos básicos da área financeira de uma empresa, os quais deverão ser respeitos e alimentados diariamente, são eles:

2.1. Compras
Sempre que a empresa realizar a compra de um produto, mercadoria, insumo, material para uso/consumo, imobilizado, material de escritório ou até mesmo contratação de qualquer tipo de serviço, seja ele para manutenção de bens móveis/imóveis ou contratação de empresa para monitoramento e segurança, etc. É indispensável que seja solicitada a Nota Fiscal de Produtos ou no caso de contratação de serviços a nota fiscal de serviços, propriamente dita. As notas fiscais serão a base para registrar as compras e consequentemente gerar as contas a pagar.

2.2. Contas a pagar
É o processo que alimenta tudo que a empresa deverá pagar ou que já pagou em um determinado período. Neste processo existem duas formas de se criar um contas a pagar. O primeiro é através do processo de compras, ou seja, uma vez lançada a compra por meio de uma nota fiscal de produto ou de serviços é gerado automaticamente o contas a pagar e a segunda forma é a criação do contas a pagar manualmente, através de uma fatura e/ou recibo, tais como: Fatura de energia elétrica, saneamento, telefone, internet, gás, aluguel, etc.
Ainda no contas a pagar, deverão ser baixadas todas as contas pagas por meio de banco ou em dinheiro, para que não fique pendente no sistema.

2.3. Vendas
Todas as vendas realizadas pela empresa deverão ser registradas no sistema. Para quem trabalha com contratos recorrentes, existem dois tipos de se criar uma venda. O primeiro é de forma manual, onde para cada serviço prestado a empresa deverá criar uma venda e na sequencia realizar a emissão da nota fiscal de serviço. O segundo é quando a empresa trabalho com valores fixos, deste modo poderá criar contratos e o sistema irá gerar mensalmente de forma automatizada a venda, a emissão da Nota Fiscal e se desejar a emissão do boleto e também enviar de forma automatizada a fatura, NF e boleto para cada cliente.

2.4. Contas a receber
Este é um processo gerado automaticamente a partir do momento em que se realiza a venda, ou seja, no momento que a empresa registra uma venda e emitir a nota fiscal, deverá informar também qual a data de vencimento para recebimento desta venda. Com isso, o sistema irá gerar automaticamente a conta a receber. Ainda no contas a receber, todos os valores recebidos via banco, dinheiro, cartão, etc., deverá ser baixado no contas a receber, para que não fique pendente de recebimento.

2.5. Conciliação bancária
Por fim, o quinto e último processo, mas não o menos importante, é a parte da conciliação bancária. Diariamente a empresa deverá baixar o arquivo OFX da sua conta bancária e importar no sistema para poder fazer a conciliar do dia anterior. A conciliação bancária tem como objetivo o alinhamento de todas as contas pagas e recebidas via banco e consequentemente a conciliação do saldo do banco para com o sistema de gestão financeira. 


3. Diagnóstico BPO Financeiro
Para acompanhamento da saúde financeira da empresa não basta apenas realizar os processos básicos da área financeira, deve-se também fazer periodicamente o diagnóstico de como a empresa está se comportando e para isso existem alguns relatórios que ajudam o empresário neste diagnóstico e para tomada de decisões, são eles:

3.1. Fluxo de Caixa Diário
No fluxo de caixa diário demonstra, como o próprio nome já diz, todas as operações de entradas e saídas de caixa, sejam elas em dinheiro ou via conta bancária e é através deste relatório que a empresa consegue analisar quais são os dias com maior volume de pagamentos e/ou recebimentos e consequentemente consegue se planejar para fazer uma melhor distribuição dos pagamentos e retiradas.

3.2. Fluxo de Caixa Mensal
Já no fluxo de caixa mensal, o empresário consegue analisar se a empresa aumentou ou diminuiu o seu caixa, seja ele em dinheiro ou saldo em conta bancária. Consegue analisar também quais são os meses sazonais e com isso poder se planejar e fazer uma retirada menor do que nos outros meses, de forma que não descapitalizar e prejudicar a saúde financeira da empresa.

3.3. Relatório de Pagamentos
No relatório de pagamentos, conseguimos analisar, por categorias, qual são as despesas com maior relevância para empresa e com isso poder trabalhar em cima destas despesas para tentar reduzi-la cada vez mais. Logicamente, sem perder a qualidade do produto vendido ou do serviço prestado.
Importante frisar, que todos as categorias devem ser analisadas, pois muitas vezes uma categoria não tem tanta relevância com relação a todas as outras, mas que também poderá ser trabalhada junto ao fornecedor para tentar reduzi-la. Um exemplo disso, são as despesas com tarifas bancárias, normalmente são irrelevantes em comparação com as demais despesas e custos da empresa, mas bem analisadas e estudas, poderão ajudar na redução de custos e despesas e consequentemente no aumento do lucro.

3.4. Relatório de Recebimentos
Este relatório tem a mesma ideia do relatório de pagamentos, porém, serve para analisar quais produtos, serviços ou clientes estão sendo mais movimentado num determinado período e com isso, a empresário consegue tomar algumas ações para incentivar a venda daquele produto/serviço ou para aquele cliente.

3.5. DRE Gerencial
O DRE (Demonstrativo de Resultado do Exercício), é o relatório que traz ao empresário se a empresa teve lucro ou prejuízo num determinado período, com base no regime de competência. Através do DRE é possível fazer uma análise vertical e horizontal. A Vertical serve para saber qual o peso de uma despesa ou do custo com relação a Receita Liquida da empresa. Já a analise horizontal indica quanto uma conta (Receita, Custo ou Despesa) variou de um período para outro. Serve basicamente para saber se a empresa está crescendo ou decrescendo.

4. Você precisa de ajuda com as Finanças da Sua Empresa? Contrate o BPO Financeiro com a Audiconsul!
A área financeira da empresa deve ser trata com muito cuidado e dedicação, pois atualmente, a falta de controle e de informações financeiras é a principal causa da mortalidade infantil de milhares de Micro e Pequenas empresas diariamente no Brasil.
Estas empresas estão morrendo, pois, o empresário não tempo de cuidar do seu negócio e em paralelo da parte financeira e também, por ser uma pequena empresa, não disponhem de recursos financeiros para contratar uma pessoa especifica para cuidar desta área. Foi então que surgiu o BPO Financeiro, uma forma de poder ajudar o Micro e Pequeno empresário a controlar suas finanças sem necessitar de tanto recurso.

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